总  则

第一条 会议是学院处理日常事务工作的重要形式，会议场地是学院举行会议，接待来客的场所。为进一步转变工作作风、规范学院各类会议的组织与管理，提高会议质量和效率，严肃会议纪律，结合学院实际，特制定本制度。

第二条 本制度适用于院级一般会议、分院会议、其他会议。

第一章 会议管理部门职责

第三条 会议管理部门为学院党政办公室、各分院办公室，负责场地的管理和使用登记，以及设备管理和环境维护工作。

第四条 会议管理部门做好会议的登记和管理工作，及时检查督促会议组织部门做好会议前的准备工作，确保会议场地及设备能正常使用，明确交待使用会场的注意事项。

第五条 定期检查会议场地的门窗、照明、幕布、横标、及音响、视频设备，确保设备设施完好、清洁和正常使用。规划设置好会场的安全标识和设备标签。

第六条 检查各个部门在使用完会议场地后，设备设施是否及时归位，清洁工作是否彻底，会场是否遗留有其它物品，会场宣传品是否清理干净，门窗是否关好，电源是否关闭。

第二章 会议场地使用审批流程及规定

第七条 各部门申请使用会议场地，需明确使用时间、参加人员等，提前一天以上到会议管理部门申请使用，填写会议申请登记表完成预约。

第八条 同时有两个以上部门申请使用同一会场时，原则上按先后顺序先预定先使用，如有特殊情况，需要双方共同协商，从而达成一致。如不能协商达成一致，由会议管理部门根据会议的轻重缓急情况协调使用。

第九条 临时召开的紧急会议需要占用会议场地与预定会议之间发生冲突时，要坚持局部服从整体的原则，学院会议优先于部门会议、紧急优先的原则处理。如调整预约会议必须由会议管理部门及时通知相关部门。

第十条 申请会议部门若实际情况有变不需要使用会议场地，必须提前半天以上向会议室管理员取消预定时间。

第三章 会议场地使用管理

第十一条 会议前由会议组织部门自行布置会场、检查设备，熟悉会场的设备及环境，学习设备的使用和操作。会前半小时，由申请部门到会议管理部门领取会议室钥匙。

第十二条 会议组织部门要充分预见会议过程中可能带来的安全隐患和设备、设施损坏，做好会前教育及各种防范措施，会议中发现上述情况及时制止和处置。

第十三条 会议场地的使用部门，要保持室内清洁，使用完毕后及时清理打扫，将移动的设备和设施及时放回原位，以方便其他部门使用。任何部门和个人未经同意不得将会议场地的各种设备移作他用。

第十四条 会议结束后,会议组织部门负责安排及时整理会议场地,关闭电器、电源设备等,如发现设备故障和公物损坏应及时上报行政部门,以便及时修理,保证其他会议的准时进行

第十五条 离开会议场地前，清点会议室固定资产，确保设备完好,会议组织者方可离开，锁好门做好安全工作，将钥匙归还会议管理部门。

第四章 会议的组织和纪律

第十六条 遵守法律法规。学院各级各类会议不得违反国家法律法规和教育方针政策，不得宣传迷信，不搞宗教活动，不干扰学校正常的教学、科研和生活秩序。

第十七条 严格会议纪律。参会人员必须按时出席会议，严禁与会人员无故缺席、迟到和早退；原则上不得顶替参会，如有特殊情况不能出席会议者，须提前向主要院领导或主持会议的院领导请假，并报会议牵头单位备案。相关部门对会议纪律执行情况，包括会议出勤、履行请假制度及会风会纪等情况进行定期通报。

第十八条 严格保密纪律。学院会议内容一般以会议纪要或下发相关文件资料的形式公开，或由院内新闻媒体进行报道。会议讨论的内容和议定的事项，在未公开之前，与会人员应按会议要求做好会议保密工作。要求收回的会议文件、资料应如数交回，妥善保管。

第十九条 会议组织部门会前根据参会人员情况，做好参会人员的位置设计，做好引导标识，准备好会议资料，备好签到表和会议记录单，安排好各个岗位的人员，明确职责。

第二十条 会议期间，不得看与会议无关的书籍、材料，不得做与会议无关的工作，需将一切通讯工具置于关闭状态或震动状态。

第二十一条 各部门严格控制会议进度，不准召开主题不清、拖沓冗长、不解决实际问题的会议，会前不精心准备、在会上作不着边际的发言。

第二十二条 各部门的会议要例行节约办会，不搞铺张浪费，不宴请与会人员、提供烟酒和高档菜肴，不得发放纪念品及其他物品、额外配发洗漱用品。

第五章 会议的资料管理

第二十三条 除各级部门常规例会外，都要整理会议资料。会议资料依次由资料封面、会议通知、会议签到表、会议记录、会议过程图片等组成。重要的会议还需要整理会议纪要加入资料中。

第二十四条 各部门例会或小型会议资料的整理，要有会议签到、会议记录，重要的会议需要整理会议纪要，会后整理装订归档。20人以内的会议在会议记录上签到，超过20人的会议用签到表签到。

第二十五条 会议资料由组织会议的单位整理保管。

第六章 附 则

第二十六条 二级单位召开的会议原则上参照本制度执行。

第二十七条 本制度自下发之日起施行，由学院党政办公室负责解释。

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